רשם החברות הוא מושג מוכר, אך מי שחסר ניסיון בהתנהלות מולו עשוי להחזיק במגוון סימני שאלה, עליהם אנחנו מבקשים לענות. מיהו אן כן רשם החברות, באיזה שלב יש לפנות אליו ומהו אופי ההתנהלות מולו? ניגשנו לערוך עבורכם היכרות ראשונית. היכרות עם רשם החברות ועם מגוון הליכים משלימים שרלוונטיים עבור בעלי חברות. מוכנים? ראשית נעצור להסביר שרשם החברות הוא גוף שנוגע לרשות התאגידים – גוף מפקח מטעם משרד המשפטים, כאשר פעילותו היא בעיקר אדמיניסטרטיבית.
סמכויותיו של רשם החברות
רשם החברות מסייע לפקח ולאכוף פעילויות של חברות, משמע מדובר בגוף שעוסק בכל מה שנוגע להליכי רישום ובאיסוף מידע רלוונטי – בהתאם לדרישות החוק. בין היתר רשם החברות מורשה לרשום חברות חדשות, לטפל בהליכי פירוק חברות, לעסוק בכול בנוגע לשעבוד חברות (כולל רישום, סילוק או עדכון שעבודים), לטפל בהגדלת הון רשום ועוד. לצד הנאמר, נרחיב שרשם החברות יכול לדרוש מהחברה לשנות שם (אם נמצא שהשם הקיים מטעה), יכול לדרוש לקבל מסמכים עסקיים, ואם לא הוגש לו כנדרש דו"ח שנתי (הליך בירוקרטי שצריך לעשות פעם בשנה), רשם החברות יכול להטיל קנסות. כמו כן, רשם החברות מספק מידע חשוב לטובת הציבור. כך לדוגמה אם מבקשים לדעת מיהם בעלי המניות, או אם מבקשים לדעת האם יש לחברה מסוימת מחויבויות, ניתן להיעזר במאגר המידע שהרשם מעמיד לטובת הקהל הרחב.
מה זה דוח שנתי לרשם החברות?
כפי שציינו, רשם החברות מחזיק בלא מעט תפקידים חשובים, אך בפועל חברות באות עמו במגע בעיקר בשני מצבים: פעם אחת כאשר מבקשים לרשום כחוק את החברה, ומדי שנה כאשר נדרשים להגיש לרשם החברות דו"ח שנתי. מהו אם כן דו"ח שנתי, מהו מצריך לכלול והאם גם החברה שלכם נדרשת בו? ובכן כל עוד החברה רשומה, היא נדרשת להגיש מדי שנה דו"ח שנתי, ואין זה כלל משנה אם מדובר בחברה ציבורית או פרטית. על מנת להגיש את הדו"ח כנדרש, יש למלא טופס 5 (בעיקר כולל פרטים ליצירת קשר), יש למלא כראוי את פרטי החברה (כולל בעלי מניות, אימות חתימה, פרטי דירקטורים וכדומה) ואף יש לשלם אגרה שנתית, וזאת גם אם החברה אינה פעילה (אך כן רשומה).
צורך בליווי מקצועי
מעבר למה שציינו, נציין שגם יש לקחת בחשבון שבעת הגשת דו"ח שנתי לרשם החברות נחוץ לערב רואה חשבון מוסמך, או לחלופין עורך דין. המשמעות היא שלא ניתן להתנהל לבד, משמע סיוע מקצועי בכל מקרה נחוץ. עובדה זו מובילה רבים לחפש שירות מקוון שמסייע לסגור את הפינה באופן מקצועי ויעיל, באופן שכולל ליווי של עורך דין שבקיא בתחום. כאן נחדד שאם לא מגישים את הדו"ח כראוי (או לא בזמן), רשם החברות עשוי לא רק להעניק קנס, אלא גם להציג את החברה כמפירת חוק, ויש לכך מגוון השלכות.
התנהלות מקיפה מול רשם החברות
לסיכום נציין שכל חברה נדרשת להתנהל מול רשם החברות מדי שנה (כאשר יש להגיש דו"ח שנתי), אך גם מעבר לכך. כך למשל יש צורך לעדכן כאשר נערכים שינויים בהרכב של הדירקטוריון, כאשר המען של המשרד משתנה, כאשר נערכים שינויים בתקנון, כאשר נערך מיזוג, כאשר מועברים (או מוקצים) מניות, כאשר נידון שינוי בסוג החברה וכדומה. לאור כל זאת טוב להיות ערוכים מראש להתנהלות מול רשם החברות, משמע חשוב שיהיה גוף בחברה שיהיה אחראי על התנהלות מוסדרת מול גופי המדינה, ואף מוטב להכיר כלים מסייעים, ממש כפי שמציע אתר ליגל-איט (מגוון שירותים שוטפים ומקוונים עבור חברות).
